跨部門溝通五大障礙與解決之道
跨部門溝通一直是企業感到頭痛，也一直無法找到解決方案的問題，那是因為過去對跨部門溝通的課程多把重點放在溝通而不是「跨」部門。如果您在企業工作多年，也深入瞭解企業的運作，您就可以深刻瞭解，企業的組織既是分工也是制衡，部門之間的關係既是合作也是競爭，再加上人與人之間的關係，以及其它主客觀因素讓「跨」部門溝通才變得更加不容易。
所以如果無法深入瞭解「跨」不單純是部門與部門之間的隔閡，而以為只要靠一座橋就可以打通，盲目地靠開誠布公、真誠…就可以解決問題，其實只會造成越溝通衝突越嚴重的情況。
我在企業服務了將近18年，尤其是在大型企業的總部任職的經驗，從實務上歸納出跨部門溝通的五大障礙。
A.對方主管往往才是關鍵
B.企業的組織架構、組織氣氛與部門文化
C.部門之間的利害與平日關係
D.對方不願意花太多時間參與其他部門的案件
E.需要更多的理解、尊重與協商技巧
針對跨部門溝通五大障礙的說明與簡要的解決之道與大家分享
A.對方主管往往才是關鍵
要知道目前企業考績的制度主要依據KPI與MBO，這兩個制度的關鍵叫做常態分配，換句話說就算這家公司每個部門的表現都非常卓越，但是在KPI的制度下，依然要分出前段班與末段班，這樣的制度造成我幫助了對方，卻可以讓我自己部門的KPI指數下滑。這樣的制度設計，容易讓主管不願意配合其他部門的專案。
比方說今天有個專案是研發部負責，換句話說成功了事研發部的功勞，但其他部門的主管卻必須支援人力、時間、資源，企業的編制都是一個蘿蔔一個坑，不論是營業、生產、管理、財務…，部門的工作一樣要完成，還得額外協助研發部，成功了功勞歸研發部。試問如果您是營業、生產、管理、財務…的主管，您會積極配合﹖還是消極面對﹖
既然如此，不論您只是單純的跨部門請求對方協助，或者主持較大規模的跨部門溝通，是不是都應該用感謝、讚美、請教的心態去面對其他部門的主管。就算沒有全力支持，至少不要消極甚至排斥就是一種成功了。
B.企業的組織架構、組織氣氛與部門文化
企業就像一個小型的政府機構，有些巨型企業甚至比許多國家的規模更龐大，而部門分工也就像政府部門一樣，彼此之間有合作更有牽制，更不要說還有監督的單位，這是組織架構上給予跨部門溝通的功課。
其次多數企業的文化都不是完全開放，有話直說並且沒有後顧之憂這樣的企業文化太少了，更不要說多數東方企業還是老闆說了算的文化，老闆沒特別交代的事，很多部門都是消極的配合。
C.部門之間的利害與平日關係
延續企業的組織架構，我每次在課堂上問大家那些部門比較「顧人怨」？我得到的答案集中在財務部、業務部、品管部、稽核這四個單位，換句話說如果是這四個單位的案子，你覺得其他部門的主管會願意配合嗎？
其次大多數企業的辦公室都是一個部門一個單位，不是獨立的辦公室就是用隔間屏風區隔，大家埋首與自己的工作，尤其是大企業這些部門可能分布在不同樓層、大樓、廠區，除了在同一家公司上班之外，彼此之間少有聯繫更沒有私交，彼此如此的不熟悉，如何溝通。
D.對方不願意花太多時間參與其他部門的案件
從以上三點就已經築起了跨部門溝通的參道障礙，如果你在資訊部財務部有個專案要請你幫忙，你本來就已經忙得不可開交，你會全心全意的幫助財務部嗎？更不要說這些事做得再好也無關你的績效。
如果是跨部門會議，如果您是部門主管會派工作能力與態度最好的？還是相對比較差的菜鳥？
E.需要更多的理解、尊重與協商技巧
綜合以上四點，也許您已經發現跨部門溝通如果把它視為單純的溝通，不只是事倍功半更有可能徒勞無功，因為除了溝通的技巧，還需要更多人際關係要處理，這都不是單純的溝通技巧可以完成。
唯有深入的了解自己所處企業的文化，部門之間彼此的關係，找出讓對方主管願意支持至少不扯後腿的方法，以及主持會議與協商達成共識的技巧，才能讓你的專案變得更順暢。
跨部門溝通的五大解決之道
A.對他部門主管表達感謝與支持
B.了解並尊重其他部門的文化
C.把握機會與其他部門建立關係
D.創造對方願意溝通的動機
E.主動學習影響他人的協商技巧
A.對他部門主管表達感謝與支持
先對支援部門的主管表達感謝與支持，伸手不打笑臉人，就算沒有全力支持也不好扯後腿。
- 如果可以讓自己的主管去表達
- 平常與其他部門主管建立關係
- 戴高帽或是扣帽子都可以運用
B.了解並尊重其他部門的文化
部門文化的形成就像人的個性一樣，譬如說財務部對數字的敏感、品管對品質的堅持、業務部想到的都是客戶…，職能決定了部門看待事情的價值觀。只是這些看的到的現象比不上看不到的部門文化。
譬如說有些部門有地下經理，有些部門自己就互相扯後腿、有些部門得事就處處刁難其他部門…諸如此類，只有找對了人用對關係溝通才有用。
C.把握機會與其他部門建立關係
雖然各部門之間都有有形或無形的藩籬，但如果您的工作就是負責跨部門溝通，譬如說PM、專案管理…，除了累積自己的專業，更要保握各種機會認識各部門的人，並且積極的建立關係。
譬如說我在擔任職福會期間就跟每個部門的人都很熟悉，以及擔任公司的社團幹部，雖然都是無給職勞心勞力，但可以為自己創造的價值真的非常的值得。
D.創造對方願意溝通的動機
人因為夢想而偉大
不論是部屬激勵或跨部門溝通，我常常提醒上課夥伴不要小看自己的工作，雖然每天日復一日除了疲勞並沒有感覺到其他價值，其實絕大多數的工作都有神聖的意義。
換句話說，如果你的工作經常性的處理跨部門溝通，您就可以開始想像自己的工作解決了什麼樣的問題創造了什麼價值，再把這些戴在你需要溝通者的頭上，讓他知道他正在成就一項什麼了不起的事業。
又或者告訴對方，他可以在這個過程中得到什麼，我相信有好處的事情大家都很願意投入。
E.主動學習影響他人的協商技巧
會議主持有很多的技巧，譬如說事時地喊休息，以及事前溝通敏感的問題都是可以讓會議順暢的進行並且得到結論。
如果再加上影響對方的六個技巧，不只是制約對方，更讓對方心甘情願的與你合作，這樣就能夠讓您在跨部門溝通的過程中如魚得水，成為老闆倚賴的得力助手。
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