職場溝通七個常見的現象與解決方法
1. 溝通目的模糊
說話沒重點，對方不知「你到底想怎樣」
解決方法：開頭就先說「這次談話的目的是……」可用「我希望這次能達成三件事：⋯」來引導焦點
2. 訊息傳遞不完整
交代不清，對方不知道背景、流程或期望
解決方法：使用5W1H（何人、何事、何時、何地、為何、如何）逐項補全，並提供參考資料、範例或具體說明
3. 誤以為自己已經講清楚
自認為講完了，其實對方理解有落差
解決方法：每次溝通結尾加一句：「你這邊怎麼理解的？」養成「請對方複述關鍵任務」的習慣
4. 沒有確認任務內容
對方只是點頭，但沒真理解任務
解決方法：說完後，要求對方「回報任務摘要」 任務結束語可以是：「那你幫我整理一下，怎麼做？」
5. 發現不明白卻不提問
為了面子、怕麻煩，選擇裝懂
解決方法：建立「問是負責任」的正向文化，鼓勵使用「我確認一下，是不是指⋯」句型來查核理解
6. 語氣不對造成防衛
話雖然沒錯，但聽起來刺耳
解決方法：用「我訊息」取代「你指責」，如：「我擔心⋯」取代「你總是⋯」在重要溝通前，先調整語氣與表情，緩衝情緒
7. 缺乏回饋或追蹤
任務交辦後沒再理會，出問題才發現
解決方法：建立定期回報機制（如：每日10分鐘追蹤、每週小結）用一句話建立預期：「這週五前，我想收到你的初稿」
「要說清，也要問明；要確認，也要跟進；要尊重，也要回應。」
